Seafarer Dispatching

Approval for new business, Annual reports and documents

In order to carry out the seafarer dispatch business in Japan, it is necessary to obtain the license from the Minister of Land, Infrastructure, Transport and Tourism(MLIT). Shinagawa Konan Maritime office will assist you to prepare various documents in accordance to the Seafarers Employment Security Law, the Mariners Law and the MLIT's guidelines "To properly implement the seafarers dispatching business". 


In addition, many applications and documents such as seafarer's working regulations, Labor's agreement, Seafarer's ID Book and licenses and STCW basic trainings are required for shore based company to be a employer of seafarers/dispatched seafarers.


Shinagawa Konan Maritime Office as a expert of Japanese seafarer dispatching business, will support Manning companies, as well as Ship owners and Ship-management companies, not only by the submitting the applications, but also with researching and consulting with Japanese Maritime Authorities.


Important: The below fees are applicable only for Japanese companies/Overseas subsidiaries and agents in Japan.

                    Those will be about 1.5 times higher for the direct business from overseas or non-Japanese customers. 

                                                                                                                                          Validity period 2021.Apr.1~2021.Sep.30

    Table of contents                                                     Max       Min       Fixed  Authority fee

Applications for Seafarer Dispatching Business(hereinafter referred to as SDB)

 Report of Non-Profit seafarer placement agency                                   ¥50,000       ¥100,000              ーー                    None

 Application of seafarer placement by school                                       ¥50,000      ¥100,000               ーー                   None

 Application for License of SDB                                                             ¥200,000      ¥400,000               ーー             ¥142,800

 Notification of shipowner(Mariner's Law)                                          ーー               ーー        ¥10,000                    None

 Change Notice of seafarer's management office                                       ーー              ーー         ¥10,000                   None

 Registration fee for SDB                                                                                    ーー               ーー           ¥3,000               ¥90,000

 Renewal of license for SDB                                                            ¥50,000       ¥100,000              ーー               ¥71,300

 Application of business plan for SDB                                              ¥20,000         ¥40,000              ーー                    None

 Re-issue of the license of the SDB                                          ¥50,000       ¥100,000              ーー              ¥1,350

 Application of Change for the SDB                                               ¥50,000       ¥100,000              ーー                  ¥3,000

 Application of Change and Renewal for the SDB                                    ¥50,000      ¥100,000               ーー              ¥3,000

 Notice of termination for the SDB                                           ¥10,000         ¥20,000               ーー                   None

 Annual report of the SDB                                           ¥20,000         ¥40,000               ーー                   None

 Annual accounting report of the SDB                                     ¥20,000         ¥40,000               ーー                   None

 Application of dispatching to foreign ship                                               ¥20,000         ¥40,000               ーー                   None

 Model format for a dispatching agreement(Japanese)                        ¥50,000       ¥100,000               ーー                   None

 Model format for the agreement(English with Japanese)                    ¥75,000       ¥150,000               ーー                   None

 Model format for Notice of limitation period for dispatching              ¥20,000         ¥40,000               ーー                   None

 Model format for Declaration to dispatching seafarer                          ¥20,000         ¥40,000               ーー                   None

 Model format for Agreement of dispatching by seafarer                      ¥20,000        ¥40,000               ーー                    None

 Model format for Declaration of dispatching condition                        ¥20,000         ¥40,000               ーー                   None

 Model format for Pre-Notice of seafarer dispatching                            ¥20,000         ¥40,000              ーー                    None

 Model format for Management Record of dispatching                         ¥50,000       ¥100,000               ーー                   None

 Additional document for individual seafarer                                                  ーー              ーー           ¥3,000                    None


(Quoted from the Seafarer Employment-page)

    Table of contents                                                     Max       Min       Fixed  Authority fee

Seafarer' working regulation                  

 Newly create(Japanese)                                                                           ¥200,000      ¥400,000               ーー                   None

 Create the abridged-copy(English)                                                       ¥300,000      ¥600,000               ーー                   None

 Change or revision                                                                        ¥10,000      ¥100,000                ーー                   None

    The regulation notification form                                                                      ーー               ーー         ¥10,000                   None

    The notification of Shipowner                                                                          ーー               ーー           ¥3,000                   None


Shipowner and Labour union/representative agreements                  

 Overtime, Holiday, Rest Hours(Japanese)                                            ¥10,000         ¥50,000               ーー                   None

 Overtime, Holiday, Rest Hours(English)                                                ¥15,000         ¥75,000               ーー                    None

    Notification to Maritime authority                                                       ーー               ーー         ¥10,000             None


Seafarers Employment Agreements(SEA)               

 Making the template in Japanese language                                      ¥100,000       ¥300,000              ーー                    None

 Making template in English with Japanese                                           ¥150,000      ¥450,000               ーー                    None

 Each SEA for one/additional seafarer's                                                          ーー              ーー           ¥3,000                    None

 Applications for Seafarer's Pocket-ledger(ID Book) and related

 New Seafarer's Pocket-ledger                                                                    ーー               ーー           ¥3,000              ¥1,950

Please let us know your questions and requirements about Japanese maritime business.

We will make a preparatory research and offer you our quotation with free of charge.

Office Address: 602-4-6-4chome, Konan, Minato City, Tokyo, 108-0075, Japan


phone/fax:  +81-3-3472-1700