Seafarer Employment

Applications and Reporting of Japanese Mariners Law

Japanese Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism(Maritime Authority) set several provisions in the Mariners Law to protect seafarers  based on the special nature of their work, not only in accordance to the MLC: Maritime Labour Convention, 2006, but also in line with the Labour Standards Act for Japanese shore workers.


And one point of Japanese Mariners Law is that most of provisions  for "shipowners" shall be applied to the company who employing seafarers, regardless if the company doesn't have any vessel such as a Seafarer manning company.

Remark: Our office is working for corporate customers. Not for individual customers.

Important: The below fees are applicable only for Japanese companies/Overseas subsidiaries and agents in Japan.

                    Those will be about 1.5 times higher for the direct business from overseas or non-Japanese customers. 

                                                                                                                                         Validity period 2023.Apr.1~2024.Mar.31

    Table of contents                                                     Max       Min       Fixed  Authority fee


Notifications of Establishment of Employment Agreements            

 Embarkation/Disembarkation(per issue)                                              ーー            ーー           ¥2,000                None 

 Renewal(Extension of boarding)                                                   ーー            ーー           ¥2,000                None

 Changing(Wages, Position)                                                                              ーー            ーー           ¥2,000                None

 Report and permission of vacancy crew                                                    ¥5,000      ¥10,000               ーー                None

 Crew Vacancy report(Ship officers' Law)                                                   ¥5,000      ¥10,000               ーー                None


Navigation Reports and certification of the fact                

 Navigation Reports                                                                          ¥20,000         ¥50,000            ーー                   None

 certification of the fact                                                     ーー              ーー           ¥3,000                 ¥2,600


Seafarer' working regulation                  

 Newly create(Japanese)                                                                           ¥200,000      ¥400,000               ーー                   None

 Create the abridged-copy(English)                                                       ¥300,000      ¥600,000               ーー                   None

 Change or revision                                                                           ¥50,000       ¥100,000               ーー                   None

    The regulation notification form                                                                      ーー               ーー         ¥10,000                   None

    The notification of Shipowner                                                                          ーー               ーー           ¥3,000                   None

 Notice of change address of principal office for the seafarer' administration

                                                                                                                                ーー              ーー           ¥3,000                    None

Notification for Seafarers Insurance(mandatory)                

 Notification of new Ship                                                               ¥100,000       ¥300,000              ーー                    None



    Table of contents                                                     Max       Min       Fixed  Authority fee 

Shipowner and Labour union/representative agreements                  

 Overtime, Holiday, Rest Hours(Japanese)                                            ¥10,000         ¥50,000               ーー                   None

 Overtime, Holiday, Rest Hours(English)                                                ¥15,000         ¥75,000                ーー                   None

    Notification to Maritime authority                                                       ーー               ーー         ¥10,000             None

Applications for 2006 Maritime Labour Convention(MLC)              

 Draft Declaration of Compliance I and II                                                ¥300,000      ¥600,000               ーー                    None

 Renewal and changing Compliance                                                       ¥150,000       ¥300,000               ーー                   None

 Application of hand-over of inspection                                                          ーー               ーー           ¥3,000                    None

 Application of inspection for Compliance                                                     ーー               ーー           ¥3,000                    None

 Application of temporary navigation                                                        ーー               ーー           ¥3,000                    None

 Application for issuance MLC Certificate                                                      ーー               ーー         ¥25,000              ¥8,600

 Application for issuance MLC temporally certificate                                   ーー               ーー         ¥25,000              ¥8,600

 Application for Re-issuance MLC Certificate                                              ーー               ーー        ¥25,000              ¥8,600

 Application for Renewal MLC Certificate                                                     ーー               ーー        ¥25,000              ¥8,600

Seafarers Employment Agreements(SEA)               

 Making the template in Japanese language                                            ¥50,000       ¥100,000              ーー                    None

 Making template in English with Japanese                                             ¥75,000      ¥150,000               ーー                    None

 Each SEA for one/additional seafarer's                                                          ーー               ーー           ¥3,000                   None


    Table of contents                                                     Max       Min       Fixed  Authority fee

Onboard complaint procedures                

 Making the procedures(Japanese)                                                         ¥100,000      ¥300,000               ーー                    None

 Making procedures(English with Japanese)                                         ¥150,000      ¥450,000               ーー                    None

Collective Notification                  

 Permit of Notification(equivalent conditions)                                       ¥150,000      ¥250,000               ーー                    None

 Permit of Notification                                                  ¥200,000      ¥450,000               ーー                   None

 Notification of Change/Renewal/Termination                                        ¥10,000       ¥100,000               ーー                   None

Electronic Application procedure for notifications of Seafarer' Employment                 

 Registration of the procedure                                                                 ¥50,000       ¥100,000               ーー                   None

 Changing report of the procedure                                                          ¥10,000         ¥50,000               ーー                   None

 Canceling the registration of the procedure                                            ¥10,000         ¥20,000               ーー                   None

 Notifications by Electric Application(1 issue)                                         ーー               ーー            ¥2,000                   None


    Table of contents                                                     Max       Min       Fixed  Authority fee

Applications for Related laws and regulations

 Minimum Manning Certificate(New)                                             ¥200,000      ¥400,000               ーー                    None

 Min. Manning Certificate(Renewal, Re-issue)                                       ¥150,000       ¥300,000               ーー                   None

 Permission of ship engaging Intermittent work                                   ¥100,000       ¥200,000               ーー                   None

 Special provisions Article 72 for working hours                                   ¥100,000       ¥200,000               ーー                   None

 Special provision for standard of crew on board                                    ¥50,000      ¥100,000               ーー                   None

 Medical report(Japanese with English)                                                    ¥10,000        ¥50,000                ーー                   None

 Personal effects inventory                                                                                ーー               ーー        ¥10,000                    None

 Submission of personal effects and inventory                                              ーー               ーー        ¥10,000                    None

 Permission of deferring for Paid Leave                                                          ーー               ーー           ¥5,000                   None

 Exemption from Restrictions on Dismissal                                                    ーー               ーー          ¥5,000                    None

 Certification of Minor Seafarers                                                                       ーー               ーー          ¥3,000                    None

And others.

Please let us know your questions and requirements about Japanese maritime business.

We will make a preparatory research and offer you our quotation with free of charge.

Office Address: 602-4-6-4chome, Konan, Minato City, Tokyo, 108-0075, Japan


phone/fax:  +81-3-3472-1700